De gezamenlijke ambities op het vlak van bedrijfsvoering
De bedrijfsvoering van de provincie Drenthe ontwikkelt zich mee met de dynamiek in onze samenleving en de veranderende opgaven. In 2026 richten we ons nadrukkelijk op het versterken van het fundament onder onze organisatie. We blijven bouwen aan een organisatie die in control is én ruimte biedt voor samenwerking, vernieuwing en ontwikkeling. Daarbij zoeken we steeds een goede balans tussen beleidsontwikkeling en de uitvoering daarvan: tussen ambitie en ondersteuning, tussen inhoud en organisatie.
We werken verder aan een moderne, wendbare en veerkrachtige organisatie. Daarbij spelen thema’s als digitalisering, informatievoorziening en hybride werken een centrale rol. Ook investeren we gericht in onze mensen en in de manier waarop we samenwerken: opgavegericht en integraal. We stimuleren leiderschap en eigenaarschap, en ondersteunen medewerkers met passende instrumenten, technologie en opleidingen.
Onze bedrijfsvoering is dienstverlenend, betrouwbaar en toekomstgericht. We zorgen dat de informatiepositie van bestuur en organisatie op orde is. Dat doen we door te investeren in actuele en bruikbare beleidsinformatie, het verbeteren van processen, en het toepassen van nieuwe technologieën, zoals kunstmatige intelligentie. Ook houden we oog voor de verhouding tussen kwaliteit en kosten, en maken hierin bewuste keuzes.
In deze paragraaf lichten we toe hoe we onze ambities op het gebied van bedrijfsvoering waarmaken. Daarbij gaan we in op thema’s als organisatieontwikkeling, financieel beheer, informatievoorziening, facilitaire dienstverlening en juridische kwaliteit. Zo zorgen we dat onze bedrijfsvoering aansluit bij de Drentse opgaven en mee-ademt met de veranderingen in onze omgeving.
Programma Opgavegericht samenwerken / Organisatieontwikkeling
Vanuit het programma Opgavegericht samenwerken blijven wij investeren in de ontwikkeling van onze organisatie. We werken aan een cultuur waarin medewerkers en leidinggevenden, vanuit de kernwaarden samen, passie en lef, professioneel en integraal bijdragen aan de Drentse opgaven.
Deze kernwaarden zijn onderdeel van de strategische routekaart, waarin ook onze missie, visie en strategische thema’s zijn vastgelegd. De routekaart biedt houvast bij het versterken van samenwerking tussen domeinen en thema’s. Daarbij maken we gebruik van interne initiatieven én externe expertise.
De toenemende complexiteit en dynamiek van onze omgeving vragen om een andere manier van werken. We stimuleren een samenhangende aanpak over domeinen heen. Dit doen we door medewerkers en leidinggevenden trainingen en hulpmiddelen aan te bieden. Ook implementeren we portfoliomanagement organisatiebreed. Dit geeft beter zicht op onze opgaven en versterkt de onderlinge samenwerking en sturing.
De Provincie Drenthe zet zich actief en strategisch in om als werkgever te bouwen aan een krachtige, toekomstgerichte organisatie. Personele krapte wordt door velen erkend als een urgente uitdaging, wij kiezen bewust voor een bredere benadering: niet de krapte centraal stellen, maar samen investeren in een gezonde, aantrekkelijke en wendbare organisatie waar mensen graag willen werken en blijven werken. We brengen niet alleen de huidige belemmeringen in kaart op het gebied van bedrijfsvoering, maar verkennen ook actief welke innovatieve en technologische oplossingen, zoals AI, samenwerking en wendbaarheid kunnen versterken. Hiermee leggen we de basis voor vernieuwende manieren van werken.
We benutten tevens actuele ervaringen uit lopende samenwerkingen – zoals het flexteam energie – om te komen tot een flexibel draaiboek dat onze organisatie en andere overheidsorganisaties in de regio helpt bij het vormgeven van nieuwe samenwerkingsvormen. Deze aanpak is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, gezamenlijke opgaven en het slim inzetten van collectieve kracht. Ook bundelen we krachten met andere overheidsorganisaties als het gaat om onderwerpen als strategische personeelsplanning, arbeidsmarktbenadering, duurzame inzetbaarheid en loopbaanontwikkeling.
Tot slot is onze HR-dienstverlening aan Prolander verder uitgebreid. Wij leveren meer inzet op salaris- en HR-administratie, strategisch HR-advies, Arbo-zaken en het functioneel beheer van het personeelssysteem. Deze uitbreiding past bij de groei van Prolander en onze gezamenlijke ambitie om de personele ondersteuning toekomstbestendig te organiseren.
Verder op weg naar een organisatie in control
In 2026 zetten wij verdere stappen om onze financiële informatievoorziening te versterken. Dit doen wij door de doorontwikkeling van het financieel systeem (Finsy). Het systeem wordt gebruiksvriendelijker en sluit beter aan op de wensen van gebruikers. Hierdoor kunnen bestuur en organisatie beter sturen op basis van actuele en betrouwbare informatie.
Wij blijven werken aan het terugdringen van de administratieve last. Eenvoudige en duidelijke processen maken het werk efficiënter en helpen fouten voorkomen. In dit kader onderzoeken wij hoe kunstmatige intelligentie (AI) kan bijdragen aan het sneller en slimmer verwerken van financiële gegevens. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch herkennen en controleren van facturen.
Daarnaast blijven wij aandacht houden voor een goede administratieve organisatie en actuele interne regelgeving. We verbeteren het samenspel tussen de interne controle en de verbijzonderde interne controle (VIC, 2e en 3e lijn) door duidelijke werkafspraken vast te leggen voor de belangrijkste financiële processen. De werkzaamheden van de VIC stemmen we af met de accountant. Zo kunnen de controledossiers bijdragen aan interne verbeteringen én gebruikt worden bij de accountantscontrole.
Op deze manier zorgen wij ervoor dat wij financieel in control blijven en op een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende manier kunnen werken.
Blijvende aandacht voor de kwaliteit van beleidsinformatie voor het bestuur
Informatie over beleid en de effecten daarvan moet goed aansluiten op de jaarlijkse cyclus van planning en control (P&C). Op dit moment ligt die aansluiting nog niet overal vast. Daarom blijft het verbeteren van beleidsinformatie in de P&C-stukken de komende jaren een belangrijk aandachtspunt.
Het doel is om beleidsinformatie en de P&C-cyclus beter met elkaar te verbinden. Daarmee ontstaat er een samenhangend totaalbeeld voor bestuur en organisatie. Dit vraagt niet alleen aandacht voor de inhoud van de informatie, maar ook voor de manier waarop die wordt vastgelegd. We onderzoeken welke structuur en instrumenten hierbij het beste passen.
Zo zorgen wij voor actuele, betrouwbare en bruikbare beleidsinformatie die bestuur en organisatie ondersteunt bij het maken van keuzes.
Facilitaire services en vastgoed
Facilitaire services
Facilitaire services omvatten de werkgebieden grafische diensten, receptie, gebiedsbeheer, objectbeveiliging, servicedesk, bestuursservice en catering. Duurzaamheid is hierbij een belangrijk uitgangspunt. In onze bedrijfsvoering willen wij hierin een voorbeeldfunctie vervullen. Zo gebruiken we in de catering waar mogelijk lokale producten. Dit stimuleert de regionale economie en vergroot het bewustzijn over duurzame keuzes.
Wij vinden het belangrijk om een gevarieerd en verantwoord voedselaanbod aan te bieden. Daarom zijn er biologische, vegetarische en veganistische opties. Het assortiment sluiten we aan op de wensen van onze gasten en biedt voldoende keuzes in gezonde, biologische en seizoensgebonden producten. We streven naar een goede balans tussen keuzevrijheid, gezondheid, variatie en gasttevredenheid. Daarbij houden we rekening met de vraag, om voedselverspilling te beperken.
Vastgoed
Het provinciehuis van de toekomst is een plek voor ontmoeting, verbinding en samenwerking aan de Drentse opgaven. We werken hybride: plaats- en tijdonafhankelijk in een werkomgeving die is ingericht op de aard van het werk. De opgave waaraan je werkt bepaalt de plek waar je je werk doet. Deze manier van werken vergroot de flexibiliteit van medewerkers en maakt de organisatie wendbaarder. Minder reisbewegingen dragen bij aan een beter milieu. Digitale middelen en nieuwe vormen van samenwerken ondersteunen deze ontwikkeling. Vijftien jaar na de revitalisering van het provinciehuis is planmatig onderhoud nodig. Ook wordt geïnvesteerd in de verduurzaming van installaties en de verbetering van de werkomgeving.
Vastgoedbeheer overige locaties
Naast het provinciehuis beheren wij als provincie ook andere panden, waaronder het Drents Museum en het depot Drents Museum, de steunpunten wegen en vaarwegen, de Health Hub Roden (HHR) en de kiosk Gieten.
Drents Museum
De provincie is eigenaar van de gebouwen en van de vaste collectie. Een deel van het museum is gevestigd in monumentale panden.
In 2026 verwachten we de werkzaamheden rond de vochtproblematiek af te ronden. Ook staan er in 2026 diverse beheer- en onderhoudswerkzaamheden gepland.
HHR
Het pand wordt verhuurd aan de Stichting Health Hub Roden tot 31 december 2025. De provincie zal als eigenaar verdere stappen zetten volgens het handelingskader van het vastgoedbeleid.
Informatie, Data en Automatisering
De provincie werkt aan het programma Digitalisering. Dit programma loopt door in de komende twee jaar. Informatie over digitalisering en het gebruik van data en ICT is verder opgenomen in programma 8.
We nemen deel aan projecten die van invloed zijn op onze organisatie. Dat kunnen projecten zijn vanuit onze eigen beleidsdomeinen of initiatieven van verbonden partijen. Ook werken we samen met andere overheden en organisaties om kennis te delen. Binnen het Interprovinciaal Overleg (IPO) stemmen we af met andere provincies, zodat we optimaal gebruikmaken van kennis en capaciteit.
Programma digitalisering: digitaal samenwerken en delen van informatie
Informatie en data spelen een centrale rol in alle processen en projecten binnen de provincie Drenthe. Ze vormen de basis voor besluitvorming, samenwerking en dienstverlening. Om deze rol effectief te vervullen, investeren we in een moderne, veilige en toekomstbestendige informatievoorziening die onze werkprocessen optimaal ondersteunt. Dit doen we samen met interne én externe partners, waarbij het delen van kennis en het verantwoord omgaan met technologie centraal staan.
De toenemende afhankelijkheid van digitale technologieën van buiten de Europese Unie vraagt om alertheid en een strategische benadering. De Rijksoverheid heeft daarom de agenda Digitale Open Strategische Autonomie (DOSA) opgesteld. Deze agenda onderstreept het belang van digitale soevereiniteit en wijst op de risico’s van externe afhankelijkheden. Denk aan kwetsbaarheden in digitale overheidsdiensten, risico’s voor de privacy van burgers en beïnvloeding van democratische processen door algoritmen.
De provincie Drenthe herkent deze risico’s en sluit aan bij de koers die het Rijk hierin uitstippelt. Samen met andere provincies en het IPO werken we aan het verkleinen van ongewenste afhankelijkheden, onder andere door het gebruik van open standaarden, het verkennen van alternatieve oplossingen en het toekomstgericht ontwikkelen van een betrouwbare digitale infrastructuur.
In onze dienstverlening maken we gebruik van Microsoft-producten, waarbij we de landelijke contractafspraken volgen via het Strategisch Leveranciersmanagement Rijk (SLM Rijk). Deze afspraken bieden aanvullende waarborgen voor de bescherming van overheidsgegevens, bovenop de bestaande wet- en regelgeving rond bijvoorbeeld privacy en mededinging. Tegelijkertijd blijft de inzet gericht op het versterken van onze digitale autonomie. Zo onderzoeken we actief de mogelijkheden tot aansluiting op rijksbrede initiatieven, zoals een stabiele en soevereine Rijksoverheidscloud.
Binnen het programma Digitalisering realiseren we een digitale transformatie van onze informatievoorziening. We vervangen versnipperde en traditioneel ingerichte systemen door een samenhangende, flexibele en toekomstbestendige digitale omgeving. Daarbij kijken we nadrukkelijk naar de toepassing van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI). We zetten bijvoorbeeld stappen in de ontwikkeling van een Drents taalmodel op basis van AI. Tegelijk investeren we in kennis en vaardigheden, zodat medewerkers leren omgaan met deze technologie op een verantwoorde en transparante manier.
De digitale ontwikkelingen vragen ook om een actualisatie van ons beleid. Het bestaande informatiebeleid is herzien en er wordt nieuw beleid opgesteld op het gebied van informatiebeveiliging, het gebruik van algoritmen en de inzet van generatieve AI. We besteden hierin expliciet aandacht aan de samenhang tussen systemen, de complexiteit van de digitale vernieuwing en de rol van medewerkers in deze verandering.
De provincie Drenthe zet stappen richting een toekomst waarin digitale autonomie, veiligheid en betrouwbaarheid hand in hand gaan. Door aan te sluiten bij nationale kaders, samen te werken met partners en zelf richting te geven aan verantwoorde innovatie, bouwen we aan een digitale overheid die klaar is voor de uitdagingen van morgen.
Geografische informatievoorziening en data
We maken steeds beter gebruik van data om beleid te onderbouwen en scenario’s door te rekenen. Dit helpt om processen en resultaten beter af te stemmen op onze digitale ambities. Het project draagt bij aan de verbetering van onze digitale infrastructuur en werkwijze. AI zal daarbij een grotere rol spelen in het analyseren van gegevens, het doen van voorspellingen en het opstellen van rapportages, kaarten en dashboards.
Document management
De provincie moet volgens de Archiefwet archiefbescheiden duurzaam, toegankelijk en eenduidig beheren. Daarmee borgen we het Drents Cultureel erfgoed en maken we hergebruik van informatie mogelijk.
Door digitalisering is de hoeveelheid informatie sterk toegenomen. Tegelijkertijd wordt het moeilijker om overzicht te houden en informatie correct te beheren. Steeds strengere wetgeving verplicht overheden om zorgvuldig met informatie om te gaan. Medewerkers, bestuurders en Statenleden verwerken dagelijks grote hoeveelheden informatie. Door de toename van opslaglocaties en meerdere versies van documenten, wordt grip op informatie complexer.
De aandacht verschuift van archiveren naar het juist beheren en tijdig verwijderen van digitale informatie. Digitale vaardigheden zijn daarbij essentieel. Medewerkers moeten informatie kunnen herkennen, beoordelen en ordenen. Zij krijgen daarvoor technische ondersteuning, maar ook training en duidelijke richtlijnen. De benodigde kennis verschilt per functie en soort informatie.
We werken aan een ‘roadmap Grip op informatie’ om deze omslag naar informatiebewust werken vorm te geen. Samenwerking, duidelijke afspraken en scholing zijn daarbij noodzakelijk.
Subsidies en inkoop
Het subsidie- en inkoopproces is een belangrijk onderdeel van het financieel instrumentarium van de provincie. Wij zorgen ervoor dat subsidies tijdig, correct en begrijpelijk worden verstrekt. Ook doen we inkopen die passen bij de opgaven van de provincie. Daarmee dragen we bij aan de realisatie van de provinciale doelen.
Bij inkopen en aanbesteden zetten wij in op kansen voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) in de regio. Daarnaast houden we door maatschappelijk verantwoord in te kopen waar mogelijk rekening met thema's als klimaat, circulariteit, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit en inclusie, social return en milieu. Deze thema’s nemen we mee in de gunningscriteria wanneer dat past. In programma 8 vindt u meer informatie over dit onderwerp.
Juridische kwaliteitszorg
De juridische functie binnen de organisatie ontwikkelt zich mee met de veranderende wet- en regelgeving en de toegenomen complexiteit van het besluitvormingsproces. Waar in programma 8 van de begroting is ingegaan op de inhoudelijke borging van rechtmatigheid, gaat deze paragraaf in op de organisatorische aspecten en randvoorwaarden.
Nieuwe ontwikkelingen in wetgeving en technologie, zoals kunstmatige intelligentie (AI), vragen om verdere professionalisering en ontwikkeling van nieuwe of aangepaste kaders.Juristen uit verschillende onderdelen van de organisatie werken hierbij samen aan het signaleren van risico’s en het oppakken van complexe vraagstukken.
Door bij besluiten en procedures juridische risico’s zo veel mogelijk te beperken, dragen we bij aan rechtmatige en doelmatige uitvoering van provinciale taken en beleidsdoelen.
In 2026 passen we de ‘Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur’ (Wet Bibob) risicogericht toe, volgens het nieuwe beleid. Daarnaast vraagt de nieuwe en voortschrijdende digitaliseringswetgeving om blijvende aandacht. Dit geldt onder andere voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), de nieuwe Archiefwet en de Europese AI verordening (AI Act).
Deze ontwikkelingen vragen om blijvende inzet van juridische experts met brede blik en versterken we de aandacht voor privacy, onder andere met een privacy officer.
In het kader van de Woo wordt steeds meer informatie opgevraagd of actief openbaar gemaakt. Dit vraagt om verdere ontwikkeling van de organisatie en inzet van technologie. Dit vraagt niet alleen om betere systemen en procedures, maar vooral ook om kennis en vaardigheden van iedereen die betrokken is bij besluitvorming.
Rechtmatigheidsverantwoording door GS
Vanaf boekjaar 2023 leggen Gedeputeerde Staten (GS) zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van het financieel handelen. Tot en met 2022 deed de accountant dit, in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Sindsdien geeft de accountant alleen nog een getrouwheidsverklaring af bij de jaarrekening.
De wijziging is bedoeld om de politieke verantwoordelijkheid van GS te versterken. Ook draagt het bij aan een hogere kwaliteit van de verantwoording. Dit sluit aan bij de maatschappelijke ontwikkeling waarin het bestuur open en transparant verantwoording aflegt.
De rechtmatigheidsverantwoording van GS is opgenomen in de jaarrekening en valt daarmee onder de getrouwheidsverklaring van de accountant.